O companie din Ploiești digitalizează un proces administrativ important:
(articol preluat din Observatorul Prahovean cu acordul redacției)
În administrația publică locală (primăriile), nimic nu mișcă fără o hotărâre a consiliului local (HCL) sau fără o dispoziție a primarului. De la nivelul taxelor și impozitelor locale, acordarea de ajutoare sociale, susținerea evenimentelor sportive ori culturale, reparații, asfaltări și până la mari proiecte de infrastructură, totul trebuie să aibă la bază o HCL. La rândul lor, HCL-urile și dispozițiile primarului se întemeiază obligatoriu pe legislația națională în domeniu (de exemplu, pentru emiterea unei autorizații de construire, pe Legea 350/2001 privind amenajarea teritoriului şi urbanismul).
De la proiect la adoptarea acestei adevărate legislații locale, procesul nu este unul simplu. Desigur, totul începe cu o inițiativă, materializată într-un proiect de HCL (proiect izvorât, zicem noi, dintr-o necesitate identificată în comunitate). Proiectul trece prin compartimentele de specialitate ale primarului, care întocmesc studiile și rapoartele cerute de lege pe marginea proiectului și obțin avizele necesare de la instituțiile deconcentrate (de exemplu, un proiect de HCL extinderea liniei de troleibuz are nevoie de studiu de trafic, aviz de la Poliția Rutieră, de la Mediu, Electrica etc.); cu aceste documente, proiectul ajunge în Comisiile de specialitate ale Consiliului local (într-una sau în mai multe), comisii care avizează favorabil sau nefavorabil proiectul de hotărâre (avizul este unul consultativ). Apoi, proiectul ajunge pe ordinea de zi a unei ședințe de consiliul local, unde lucrurile sunt la fel de complexe: pentru a fi legală, o ședință de consiliu local are nevoie de un anumit cvorum (număr de consilieri locali prezenți, raportat la numărul total de consilieri); apoi, funcție de tipul proiectului, adoptarea acestuia prin vot are nevoie de o anumită majoritate (simplă, calificată, absolută). Presupunem că totul merge șnur și proiectul este adoptat, adică devine hotărâre de consiliu local – și tot mai este nevoie de niște pași: transmiterea la Prefect, care exercită controlul de legalitate (adică poate respinge o HCL, caz în care se ajunge în contenciosul administrativ) și publicarea în Monitorul Oficial Local.
La fel ca pe vremea lui Ferdinand…
Cum se întâmplă lucrurile astăzi în majoritatea administrațiilor publice locale? Exact ca acum 100 de ani (dacă ar fi posibilă călătoria în timp, un consilier local din 1920 nu ar fi prea intimidat de o ședință din zilele noastre și asta pentru că, în linii mari, ar avea același dosar plin cu hârtii în față)! Proiectului de HCL, printat, i se tot adaugă hârtiile compartimentelor de specialitate, rapoartele, adresele pentru emiterea de avize, avizele, studiile, procesele verbale ale ședințelor comisiilor de specialitate… pe măsură ce avansează, dosarul nostru se tot îngrașă cu hârtii, plimbate fizic de la un funcționar la altul! În fine, pentru ședința consiliului local, dosarul se „clonează” (câte un exemplar pentru fiecare consilier local); fiecare HCL (într-o ședință se pot aproba sau respinge mai multe astfel de hotărâri) se înregistrează într-un registru special, ședința se stenografiază sau înregistrează și apoi se întocmește procesul-verbal de ședință, semnat de către consilierii prezenți… Multe hârtii și mult timp! Și lucrurile nu se opresc aici: dosarul cu HCL-uri trebuie să ajungă la Prefect, prin urmare, secretarul general al comunei, orașului sau municipiului, se urcă frumușel în mașină și merge în „capitala” județului cu sacoșa de hârtii.
Zeci de milioane de lei aruncați pe drumuri la Prefectură!
În România sunt 3.146 de unități administrativ-teritoriale (am scăzut primăriile din municipiile reședință de județ, acestea sunt în apropierea Prefecturilor); media ședințelor locale este cam de 2 pe lună, 24 pe an; ziua cu drumul la Prefectură este zi pierdută pentru activitatea secretarului general – rezultă 75.504 zile de muncă, pierdute la nivel național într-un an! La un salariu mediu de 9.500 lei (brut), rezultă 450 de lei/zi de muncă, ceea ce conduce la 34 de milioane de lei aruncați pe plimbările dintre uat-uri și Prefecturi! Dacă mai punem la socoteală și carburantul, uzura mașinilor, faptul că, de multe ori, secretarul merge cu șofer, costul hârtiei și printului, circuitul din Prefectură (tot pe hârtie), dar și timpul tuturor funcționarilor care participă la acest proces, cifra s-ar putea să fie uriașă! Aceasta este situația în România anului 2023, deși, de ani buni, vorbim despre digitalizarea administrației publice!
Adiere sau chiar bate vânt de… digitalizare?!
Totuși, lucrurile încep să se schimbe – asta dintr-o inițiativă privată! O companie din Ploiești, Big Media, parte a Grupului Faxmedia, a construit o aplicație informatică care digitalizează întreg procesul decizional local, de la proiect la adoptare și emitere a HCL-urilor și dispozițiilor de primar. Mai mult, aplicația conține și un modul care i-ar permite Instituției Prefectului exercitarea controlului de legalitate direct în platformă, fără să mai fie nevoie de plimbatul fizic al documentelor! Compania a început lucrul la acest soft acum 4 ani, dezvoltând continuu module informatice care să acopere toate situațiile ce pot fi întâlnite de-a lungul procesului; ultima dezvoltare a fost includerea în platformă a ședințelor comisiilor de specialitate. Cu acest lucru, aplicația este completă: pe întreg circuitul nu mai este nevoie de nicio hârtie printată, toți cei implicați, pe grade de acces, lucrând doar în aplicație! De mare ajutor este și faptul că actul administrativ local este standardizat iar aplicația nu permite erori în privința respectării legii, ba chiar „îl trage de mânecă” pe responsabilul care dă să greșească! Aproape 600 de comune, orașe și municipii din România utilizează deja acest soft – din păcate, Ploieștiul nostru nu pare a se grăbi cu digitalizarea… Pentru anul viitor, compania este în căutarea unei Prefecturi deschisă la nou, care să și facă, nu numai să vorbească, cu care să testeze și apoi să implementeze modulul controlului de legalitate (acela care ar scuti drumurile dintre uat și Prefectură dar și mulți copacii de la transformat în hârtie!). În acest sens, compania este dispusă să ofere prefecturilor acces în platformă complet gratuit. „Ar fi un pas înainte important și concret. Toată lumea vorbește despre digitalizare însă, la modul real, se fac prea puține lucruri – iar multe dintre lucrurile care se fac sunt de slabă calitate dar scumpe! A devenit o modă ca orice însăilare să fie ambalată sub denumiri pompoase de „platformă digitală inovativă”, „inteligență artificială” și să fie vândută la tarife astronomice, deși în practică nu rezolvă nimic! După autostrăzi, digitalizarea se pare că devine noul El Dorado al țepelor de tot felul! Noi spunem așa: dacă o aplicație pretinde că digitalizează un anume proces, circuit, activitate dar pe parcurs utilizatorul trebuie să printeze ceva, acea aplicație este un bluf!” – spune fondatorul Grupului Faxmedia, dl. Mircea Matei. „Dezvoltarea a durat aproape 4 ani, asta pentru că ne-am propus de la început să construim o aplicație completă, matură, folositoare și care să respecte la virgulă toate situațiile prevăzute de lege. Administrația publică nu se face după ureche – sau nu ar trebui să se facă așa – orice pas are în spate prevederile unei legi iar situațiile concrete pot fi foarte multe și complexe – acest lucru a condus la un proces de dezvoltare laborios și efectuat în pași. Acum suntem aproape de final, spun aproape pentru că încă nu am testat și integrat modulul pentru Prefectură; îmi doresc foarte mult să găsim deschidere din partea unui prefect și să avem un județ-pilot unde să finalizăm și acest modul al platformei noastre! Pe de altă parte, sunt bucuros că aproape în fiecare zi o comună, un oraș sau un municipiu din țară solicită licența pentru aplicație, semn că primarii și secretarii generali înțeleg ajutorul pe care aplicația li-l oferă!”, susține dl. Răzvan Florea, director general al companiei Big Media.
